Con Zapier puedes conectar LicitaLAB a miles de aplicaciones (Slack, Google Sheets, Microsoft Teams, Gmail, HubSpot, Trello, Notion…) sin programar nada. LicitaLAB avisa cuando pasa algo en tus oportunidades y Zapier ejecuta la acción que tú definas.
Los avisos llegan al instante: LicitaLAB le envía el evento a Zapier en el momento en que ocurre. No hay revisiones periódicas ni demoras de sincronización.
Debes tener una cuenta activa de Zapier. El plan gratuito alcanza para partir, pero ten en cuenta que Zapier limita la cantidad de tasks (acciones ejecutadas) y de Zaps encendidos según el plan.
Los eventos aplican a las oportunidades que tu equipo tiene en seguimiento.
Entra a zapier.com e inicia sesión.
Haz clic en + Create y elige Zaps.
En el primer paso (Trigger), busca LicitaLAB y selecciona la aplicación. Si te aparece más de un resultado, elige el que tiene el logo de LicitaLAB y no el que está marcado como Invite Only.
En Trigger event, elige el evento al que quieres reaccionar y haz clic en Continue. Todos nuestros eventos aparecen con la etiqueta Instant: eso confirma que llegan en el momento, sin esperas.
En Account, haz clic en Sign in. Se abre una ventana de LicitaLAB: inicia sesión y autoriza el acceso. Si ya habías conectado tu cuenta antes, aparecerá seleccionada.
Haz clic en Continue y luego en Test trigger. Zapier te muestra ejemplos reales de tu cuenta para que puedas mapear los campos.
Agrega el segundo paso: la acción que quieres que ocurra (enviar un mensaje a Slack, crear una fila en Google Sheets, etc.) y arrastra los campos de LicitaLAB donde los necesites.
Haz clic en Publish. Desde ese momento el Zap queda "escuchando".
Sobre los permisos: LicitaLAB le entrega a Zapier permisos de solo lectura (tu perfil y tus oportunidades), más el permiso de administrar las suscripciones de sus propios Zaps. Zapier nunca modifica ni elimina datos en tu cuenta de LicitaLAB.
El nombre del evento aparece en inglés en Zapier, tal como se muestra en la primera columna.
Evento en Zapier | Se dispara cuando… |
| Envías una oportunidad a seguimiento desde LicitaLAB. |
| Cambia el estado de una oportunidad en seguimiento (por ejemplo pasa a cerrada o adjudicada). |
| Se publica el resultado de una oportunidad en seguimiento. El campo |
| Se reprograma una fecha del cronograma (cierre, adjudicación, visita al sitio…). El campo |
| Se adjunta un documento nuevo a una oportunidad en seguimiento, después de la publicación inicial. |
| Se realiza el cierre y apertura de ofertas de una oportunidad en seguimiento. |
Todos los eventos aplican solo a las oportunidades que tu equipo tiene en seguimiento. Si una oportunidad no está en seguimiento, sus cambios no generan avisos.
Todos los eventos traen estos campos:
Campo | Contenido |
| Número del proceso en el SECOP II. |
| Nombre de la oportunidad. |
| Estado actual en el portal de origen. |
| Nombre y NIT de la entidad compradora. |
| Presupuesto oficial y moneda. |
| Fecha y hora de cierre. |
| Enlace directo a la oportunidad en LicitaLAB. |
Y además, según el evento:
Evento | Campos propios |
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Avisar en un canal de Slack cada vez que un proceso en seguimiento cambia de estado.
Registrar en una planilla de Google Sheets todos los procesos que envías a seguimiento.
Crear una tarjeta en Trello o una tarea en Asana cuando envías una oportunidad a seguimiento.
Enviar un correo al equipo comercial cuando se publica un resultado, con el monto adjudicado.
Agendar un recordatorio en Google Calendar cuando se mueve la fecha de cierre.
Notificar al equipo técnico cuando se sube una adenda o una respuesta a observaciones.
El Zap recibe solo eventos nuevos. Empieza a escuchar desde que lo publicas: no trae historial de lo que pasó antes.
El botón Test trigger no es lo mismo que la entrega real. Consulta tus datos en vivo para mostrarte ejemplos y armar el mapeo; no consume tasks y funciona aunque el Zap esté apagado.
Si Test trigger vuelve vacío, no siempre es un error. Puede ser que todavía no tengas datos de ese evento, o que Zapier ya te haya mostrado esos mismos registros antes. Puedes continuar con Skip test y publicar igual.
Un Zap por evento. Cada Zap escucha un solo evento; si quieres reaccionar a varios, crea un Zap para cada uno.
Apagar un Zap corta la escucha. Los eventos que ocurran mientras está apagado no se acumulan ni se entregan después.
Síntoma | Causa probable | Qué hacer |
El Zap está publicado pero nunca se dispara | La oportunidad no está en seguimiento, o el evento aún no ha ocurrido | Verifica que la oportunidad esté en seguimiento y que el Zap esté encendido |
| Sin datos de ese evento todavía, o Zapier ya mostró esos registros | Continúa con |
Error de permisos al encender el Zap | La conexión con LicitaLAB fue creada antes de que existiera ese evento | Ve a |
El Zap aparece en pausa sin que lo hayas apagado | Alcanzaste el límite de tasks o de Zaps activos de tu plan | Revisa el uso en |
Si necesitas resolver alguna duda sobre la conexión entre tu cuenta de Zapier y LicitaLAB, escríbenos por el chat de soporte en vivo.
